Comptabilité pour les nuls (la méthode zéro papier)

Un truc qui ennuie beaucoup les entrepreneurs, c’est la comptabilité. On peut rapidement s’y perdre. Je m’occupe de préparer tous les documents à la fois pour mon comptable en Estonie avec ma société et pour l’entreprise JMR BLOGGING LIMITED de mon frère Maxence pour qui je réalise cette prestation.

La clé pour ne pas s’y perdre est de tout traiter au fur et à mesure. J’utilise un dossier Dropbox que je partage avec mon comptable en Estonie pour ma société et un autre pour JMR BLOGGING LIMITED que je partage avec l’auditeur des comptes à Hong Kong. Cela ressemble à cela :

Pour chaque mois, il y a 3 sous-dossiers. « Invoices » pour l’argent qui rentre, « Spendings » pour l’argent qui sort et « Statements » pour mettre tous les relevés sur la période (relevé de compte bancaire, relevé stripe ou braintree, relevé paypal, etc.). À chaque transaction, vous ajoutez la facture ou le reçu qui correspond !

Par exemple, je commande un écran sur amazon en février, je récupère la facture dans mon interface amazon et je l’intègre directement dans le dossier « February » pour février puis dans « Spendings » comme il s’agit d’une sortie d’argent.

Le comptable ou l’auditeur a ainsi toutes les infos dont il a besoin pour faire les comptes. C’est important de le faire au fur et à mesure pour n’avoir aucun stress et pour ne pas vous retrouver dépassé par une pile de documents à gérer !

Astuce pour numériser vos documents :

Beaucoup de documents sont au format PDF mais si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser l’application Dropbox ou encore Scannable sur votre smartphone pour numériser tous vos documents papiers et vous débarrasser ensuite du reçu !

Voici par exemple comment scanner un reçu avec Dropbox en quelques secondes :

  • Étape 1 : Posez votre reçu à plat sur une surface qui ne soit pas de la même couleur que le reçu (pour que le scan fonctionne bien)
Exemple de reçu à conserver pour votre comptabilité
  • Étape 2 : Ouvrir l’application Dropbox sur votre smartphone puis cliquez sur le plus et ensuite sur « numériser le document »
Le bouton pour numériser après avoir ouvert votre dropbox dans votre smartphone
Le bouton pour numériser votre document

  • Étape 3 : Définir le nom de votre document ainsi que l’emplacement où l’enregistrer (ici, il s’agit du dossier « Spendings » du mois comme de février comme il s’agit d’une sortie d’argent qui a lieu en février)
La dernière étape pour enregistrer une fois que vous avez modifié le nom et l’emplacement pour votre fichier

En quelques secondes, votre reçu est numérisé et vous n’avez plus à vous en soucier. En même temps, votre comptabilité est toujours à jour !

Si vous avez énormément de clients et de facture à créer, vous pouvez utiliser le logiciel « Quaderno » qui va automatiquement générer pour vous les factures et les envoyer à vos clients sans que vous ayez rien à faire !